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09
Mar
2009
Nuovo Protocollo Udienze Civili - Regime transitorio
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PROTOCOLLO PER LO SVOLGIMENTO DELLE UDIENZE CIVILI INNANZI AL TRIBUNALE DI MESSINA



PREAMBOLO AL PROTOCOLLO


Il Protocollo è frutto dell’ intesa raggiunta per la migliore conduzione delle udienze dinanzi al Tribunale Civile di Messina tra i Giudici che vi sono preposti e l’ Avvocatura che, nell’ ambito delle rispettive competenze ed attribuzioni, si impegnano a garantirne l’ osservanza anche da parte di coloro i quali sono chiamati a collaborare nello svolgimento e nella trattazione delle cause.


Il protocollo sottoscritto  dal Presidente del Tribunale di Messina  e dal Presidente del Consiglio dell’Ordine  degli Avvocati di Messina in data 12 gennaio 2006, elaborato dai una Commissione paritetica di Magistrati ed Avvocati  nasce dalla esigenza di ottimizzare le poche risorse disponibili;  si propone quindi  di superare i disagi dell’ utente, di garantire la riservatezza, ridurre i tempi di attesa per Avvocati, parti e testimoni, e ciò col precipuo scopo di assicurare la migliore qualità possibile del processo civile.


A distanza di tre anni si rende  necessaria una  revisione anche in ragione della riforma del processo civile operata da ripetuti interventi legislativi.


Su iniziativa del   Presidente del Tribunale di Messina  e dal Presidente del Consiglio dell’Ordine  degli Avvocati di Messina si è così ricostituita la Commissione paritetica, composta dai Magistrati  Corrado Bonanzinga,  Rita Russo   e  Liborio Fazzi, e dagli Avvocati Giovanni Arena, Carlo Carrozza, Tommaso Magaudda e Sergio Rizzo.


Si deve ribadire che le prassi virtuose ed il proficuo percorso di dialogo avviato tra Magistratura e Avvocatura non sono di per sé sufficienti a risolvere i gravissimi problemi, già segnalati nel preambolo al precedente     Protocollo ed ulteriormente evidenziati dal Presidente del Tribunale di Messina nella recente richiesta di aumento di organico diretta alle autorità competenti.


 

                        1) L’udienza civile è ordinata per fasce orarie a partire dalle ore 9,00 - ciascuna di 30 minuti - destinate, in linea di principio, ad adempimenti omogenei. Per ogni fascia può essere trattato un numero massimo di sei cause (con non più di 50 cause per udienza). Detto numero massimo dovrà essere diminuito quando sia possibile prevedere una maggiore durata della trattazione di singole cause in ragione dei diversi fattori che vi possono influire (assunzione di prove, interrogatori delle parti); con la possibilità che in una singola fascia possa essere eccezionalmente inserita anche una sola causa.

            Nelle fasce orarie collocate tra le ore 9.00 e le ore 11.00/11.30 (salva anticipazione alle 8,45 per specifici incombenti e limitatamente a ipotesi peculiari), saranno chiamate le cause per le quali sono previsti adempimenti di breve durata (verifica della regolarità del contraddittorio, concessione dei termini per deduzioni difensive o istruttorie, precisazione delle conclusioni, concessione di termine per memorie, udienza di discussione dei mezzi istruttori richiesti).

            Nelle fasce orarie collocate dalle ore 11.00/11.30 e fino alle ore 14.00 saranno chiamate per la trattazione cause in cui siano previsti adempimenti di durata non breve o che richiedano maggiore riservatezza, quali le discussioni orali, le comparizioni personali delle parti, giuramento e chiarimenti del consulente, procedimenti cautelari, prove per testi.

            La lettura dei dispositivi e delle motivazioni ex art. 281 sexies c.p.c. sarà effettuata al termine dell’udienza.


                        2) Le cause dovranno terminare al massimo alle ore 14.00. In casi straordinari (complessità del giudizio, prevedibile non breve durata di mezzo istruttorio, esigenze di riservatezza e tutela dei soggetti coinvolti, cause di status, incapacità naturale) potrà essere prevista la trattazione di singole cause nel pomeriggio, dopo le ore 15.00, con il consenso delle parti, e cercando di ridurre al minimo il disagio dei testimoni. Altrettanto straordinaria deve intendersi la prosecuzione delle udienze nelle ore pomeridiane.

            Al momento del rinvio il Giudice indicherà la fascia oraria in cui la causa sarà trattata all’udienza successiva e la cancelleria ne curerà l’annotazione nei registri informatici.

            Durante ogni singola fascia oraria, solo i difensori impegnati nelle cause inserite in essa potranno entrare nell’aula di udienza.

            Il Giudice, nell’individuazione della fascia oraria, terrà conto, per quanto possibile, delle esigenze degli Avvocati che segnalino la eventuale sovrapposizione con altre udienze già fissate nella stessa fascia oraria o nello stesso orario.

            Resta salva la facoltà del singolo Giudice di fissare udienze monotematiche per adempimenti specifici (trattazione, prove, ecc.).


                        3) E’ facoltà del giudice utilizzare le singole fasce per la trattazione di una o più prove. Le prove vengono fissate ad horas dalle ore 11.00 o 11.30 in poi, a secondo del carico di ruolo, e fatte salve le udienze monotematiche, ma in ogni caso organizzando l’udienza in modo da evitare sovrapposizioni tra l’assunzione delle prove ed altri adempimenti e, in ogni caso, ritardi rispetto alle fasce orarie predeterminate, tenendo presente che di norma non devono essere previsti più di quattro testimoni per mezz’ora.

 

                        4) Copia del ruolo di udienza con eventuali annotazioni utili e tutti gli avvisi di natura organizzativa sono affissi all’ingresso dell’aula nonché – almeno 48 ore prima – in apposite bacheche e comunicati all’ufficio informazioni per il pubblico.

            Nelle stesse bacheche e presso l’ufficio informazioni verrà reso disponibile un avviso quotidiano con l’indicazione delle udienze giornaliere, dei magistrati che le terranno e dell’aula in cui si svolgeranno.


                        5) È assicurata l’assistenza all’udienza del personale di cancelleria.

            Nell’ambito di ogni singola fascia il Giudice dovrà chiamare la causa in ordine di ruolo e via via trattarle, purchè siano presenti tutti i difensori costituiti. Solo al termine dei 30 minuti, il Giudice potrà rinviare la causa ovvero adottare i provvedimenti ai sensi degli artt. 181 o 309 cpc.

            E’ auspicabile che gli Avvocati si presentino all’inizio della fascia oraria o comunque evitino di concentrare la trattazione delle cause alla fine di ogni singola fascia oraria, al fine di scongiurare ritardi o sovrapposizioni rispetto agli adempimenti previsti per le fasce orarie successive.

            Gli Avvocati, nel caso in cui prevedano di essere impegnati contemporaneamente in più udienze con fasce orarie concomitanti, potranno preventivamente concordare un differimento dell’orario di trattazione.

            Le prove vengono fissate preferibilmente nelle ultime fasce orarie, in modo da evitare, per quanto possibile, ritardi nella trattazione di cause che non richiedono adempimenti impegnativi.


                        6) Al momento di disporre il rinvio, gli avvocati indicano, ove possibile, al giudice la prevedibile durata degli adempimenti che si dovranno tenere nell’udienza successiva (es. numero di testi da escutere, complessità della discussione da svolgere, ecc.), al fine di consentire il corretto inquadramento nella relativa fascia d’udienza.


                        7) Le prove e le cause fissate ad horas inizieranno all’orario fissato con un breve margine di tolleranza non superiore a 15 minuti, anche in assenza di uno dei procuratori.

 

DIREZIONE E SVOLGIMENTO DELLE UDIENZE


                        8) Il Giudice deve svolgere in modo effettivo il ruolo inderogabilmente attribuitogli dalla legge di guida e direzione del processo anche nella fase di assunzione delle prove.

                        9) In relazione alle esigenze del proprio ruolo, il Giudice fissa udienze straordinarie ulteriori rispetto a quelle già previste dal calendario dell’ufficio, considerate anche le risorse di cancelleria effettivamente disponibili e l’esigenza di consentire l’assistenza in udienza.

                        10) Nella stesura del verbale è incentivato, per gli adempimenti standard, l’uso di moduli in parte prestampati ovvero di strumenti informatici.

                        11) La consultazione del fascicolo avviene in aula di udienza ovvero, previa espressa autorizzazione del giudice, nella sala avvocati adiacente alle aule civili ovvero negli attigui scrittoi.

                        12) Il ruolo istruttorio non può essere consultato durante lo svolgimento dell’udienza, salvo casi eccezionali. Durante l’udienza al giudice non possono essere richieste notizie di cause diverse da quelle trattate nell’udienza medesima.

                        13) Gli Avvocati e i Magistrati richiamano l’importanza della osservanza del  contenuto dell’art. 84 disp. att. c.p.c., con particolare riferimento al precetto per le parti di assistere all’udienza in silenzio, salvo che non ottengano dal giudice, a mezzo del difensore, l’autorizzazione ad interloquire. Altresì è richiamata l’importanza del precetto di cui all’art. 97


disp. att. c.p.c.  circa il divieto per il  giudice di ricevere private informazioni sulle cause pendenti innanzi a sé.


                        14) E’ assicurata la riservatezza della prova testimoniale. Gli avvocati citeranno i testimoni indicando anche l’orario fissato dal giudice per la loro audizione.


                        15) Nel caso di impedimento del Giudice a tenere l’udienza, l’individuazione del giudice onorario che lo sostituirà deve essere fatta, quando possibile, con adeguato anticipo per consentire a quest’ultimo di conoscere sia pure sommariamente gli atti di causa ed adottare gli opportuni provvedimenti, al fine di evitare meri rinvii. In ogni caso, il giudice onorario, per quel che concerne gli eventuali rinvii, dovrà rispettare l’agenda e le indicazioni del titolare del ruolo.


                        16) In caso di rinvio d’ufficio si provvederà a fissare una udienza straordinaria entro uno spazio temporale non superiore a tre mesi. Ove possibile il Giudice curerà di darne apposita comunicazione con avviso da affiggere alla porta delle Cancelleria almeno 48 ore prima; lo stesso avviso verrà prontamente trasmesso all’Ufficio Informazioni.


                        17) L’Avvocato costituito che non possa essere presente in udienza, si deve adoperare affinché il collega che lo sostituisce sia a conoscenza degli atti di causa e degli adempimenti da compiersi nel corso dell’udienza cui deve essere in grado di partecipare utilmente senza chiedere un rinvio per il sol fatto di essere sostituto del dominus della causa.

La causa potrà essere rinviata, con consenso della controparte, in caso di legittimo ed assoluto impedimento dell’avvocato.

ATTI E COMUNICAZIONI


                        18) Avvocati e consulenti sono invitati a fornire al Giudice ed alla Cancelleria tutti i dati utili per consentire un agevole comunicazione  tra tutti i soggetti del processo (numeri di telefono e fax, indirizzi di posta elettronica).

                        19) Il consulente tecnico d’ufficio sarà invitato a comunicare  alle parti ed al giudice senza ritardo la sua eventuale impossibilità a comparire alla udienza fissata per il giuramento o per eventuali chiarimenti.

                        20) Il consulente tecnico d’ufficio sarà invitato a  predisporre una copia della consulenza per ciascuno dei difensori costituiti ed ad avvisare, anche solo telefonicamente, le parti dell’avvenuto deposito.

                        Se gli Avvocati hanno fornito un recapito di posta elettronica o questo risulta dall’intestazione dei loro atti, il consulente tecnico d’ufficio inoltra per tale mezzo la copia della consulenza. La liquidazione avverrà tendenzialmente ad attività esaurita comprensiva della risposta agli eventuali rilievi delle parti.

                        21) I difensori comunicano tempestivamente e formalmente al giudice l’avvenuta transazione della lite, possibilmente in forma congiunta.

                        La comunicazione verrà estesa, a cura delle stesse parti, anche al consulente tecnico d’ufficio cui sia stata già comunicata l'ordinanza d'incarico.

            Eventuali trattative di bonario componimento non potranno in nessun caso comportare la sospensione delle operazioni di consulenza, se non su espressa autorizzazione del giudice e per il tempo da questo specificamente indicato.

                        22) Si auspica che avvocati e consulenti depositino  in cancelleria, oltre agli atti difensivi ed alle relazioni, anche un floppy disk contenenti i testi degli scritti ovvero inviino i files per mail ai magistrati (si veda elenco mail allegato al presente documento). In caso di contrasto prevarrà il testo stampato.

                        23) Nelle cause di particolare complessità i procuratori possono precisare le rispettive conclusioni in modo analitico, benché sintetico. Sono autorizzati a tal fine a predisporre un breve scritto difensivo che verrà allegato al verbale di udienza.

                        24) Per la rinuncia agli atti del giudizio gli Avvocati possono depositare istanza congiunta di anticipazione di udienza, indicando al giudice eventuali necessità delle parti sui giorni e gli orari della comparizione. Nei casi urgenti e quando le parti sono presenti  il Giudice può fissare la comparizione  nello stesso giorno del deposito della istanza di anticipazione di udienza.

 

PRATICANTI AVVOCATI

 

                        25) Il praticante Avvocato  può fare copia dei verbali e dei provvedimenti solo richiedendo il fascicolo al cancelliere nei tempi e modi concordati con la cancelleria.

                        26) Il praticante Avvocato può trattare la causa solo se abilitato al patrocinio e non può prendere il fascicolo o portarlo fuori dall’aula di udienza senza autorizzazione del giudice.


PRASSI ACCELERATORIE


                        27) Viene privilegiata l’adozione dei provvedimenti in udienza e la pronuncia di sentenze ex art. 281 sexies c.p.c.


                        28) Gli Avvocati  nella memoria ex art. 184 c.p.c. avranno cura di articolare i nuovi mezzi istruttori e di  riassumere quelli già articolati nei precedenti atti e verbali di causa.

                        29) La richiesta di rinvio per trattative di bonario componimento viene tendenzialmente concessa per non più di una udienza, salvo che non vengano allegati adeguati e concreti motivi. In tal caso verrà fissata  una comparizione delle parti per la conciliazione.

Su richiesta delle parti la causa può essere sospesa facoltativamente per serie trattative di bonario componimento ex art. 296 c.p.c.

                        30) Il Giudice avrà cura di indicare già nella ordinanza di nomina del C.T.U. il termine per depositare i rilevi nonché l’onere per il perito di comunicare alle parti a mezzo fax il deposito della relazione peritale, di inoltrare a mezzo mail la relazione stessa nonché di depositare la relazione peritale in tante copie integrali, compresi gli allegati, per quante sono le parti costituite, oltre all’originale per il fascicolo d’ufficio.

 

DISPOSIZIONI PARTICOLARI

                        31) Nello svolgimento delle udienze  per le cause di famiglia, stato e capacità delle persone è assicurata la massima riservatezza. Tali cause devono essere trattate, salvo casi eccezionali, in udienze monotematiche.


                        Per la prima comparizione dei coniugi  ai fini del tentativo di conciliazione nei giudizio di separazione e divorzio verranno fissate udienze ad horas adeguatamente distribuite al fine di evitare sovrapposizioni, assicurando la privacy tanto con riferimento al ruolo affisso  che riporterà unicamente il numero del ruolo generale ed il nominativo degli avvocati  tanto con riferimento ai locali di attesa per i coniugi.

                        L’esame degli interdicendi e dei minori avviene tenendo conto delle peculiari condizioni di costoro, agevolando per quanto possibile l’accesso alle aule ovvero a locali di attesa, in giorni ed orari di minore afflusso del pubblico, in ogni caso a porte chiuse.


                        32) Le udienze collegiali e camerali verranno fissate ad orari specifici o divise in fasce orarie monotematiche, al fine di evitare lunghe attese di parti ed avvocati. I divorzi congiunti verranno fissati preferibilmente nella prima parte della mattinata e ad orari specifici al fine di evitare sovrapposizioni.

                        33) Per evitare inutili rimessioni sul ruolo, nelle procedure esecutive immobiliari i difensori delle parti procedenti, utilizzando un apposito modulo di verbale parzialmente prestampato, verificano in udienza la regolare comunicazione degli avvisi ai debitori esecutati e le notificazioni ai comproprietari degli immobili pignorati e ai creditori iscritti e non intervenuti.

                        Le procedure esecutive mobiliari (ex pretorili) vengono trattate in autonome udienze nelle quali si procede per chiamata secondo l’ordine di ruolo. Al termine della prima chiamata sono nuovamente chiamate le procedure ove nessuno è comparso per l’adozione dei provvedimenti di cui all’art. 631 c.p.c.



                        34) I procedimenti cautelari e possessori ove non possano essere trattati in udienze monotematiche saranno chiamati nella seconda o terza fascia


NORME TRANSITORIE


                        35) Al fine di far andare a regime il nuovo protocollo con la previsione di fasce orarie di mezz’ora, verrà ridotto progressivamente il numero di cause per udienza fino a giungere ad un massimo di sei cause per ogni mezz’ora, e, sin da ora, in via transitoria, si provvederà a chiamare le cause in ordine di iscrizione a ruolo per gruppo massimo di otto per ogni fascia oraria di mezzora fino alle ore 11 oppure 11,30 secondo il carico di ruolo.


                        Copia dei ruoli di udienza, con la suddivisione in fasce orarie e ogni annotazione utile, è affissa all’ingresso dell’aula nonché nelle apposite bacheche, almeno due giorni prima dell’udienza, e comunicati all’ufficio informazioni per il pubblico e al Consiglio dell’Ordine degli Avvocati.

Messina, 30 gennaio 2009


Il Presidente del Tribunale di Messina
Dott. Giovanni Battista Macrì 

Il Presidente dell’Ordine degli Avvocati
Avv. Francesco Marullo